Gender Equality Plan Certified
2023-2026

Download a PDF file of Tern Systems' Gender Equality Plan for 2023-2026 or read the information directly on this page. English and Icelandic are available.

Download PDF file

Inngangur/Introduction

Þetta skjal inniheldur samþykkta jafnréttisáætlun Tern Systems hf.

This document contains the approved equal opportunity policy of Tern Systems hf, English version starts on page 7.

Tilgangur

Tern Systems og dótturfyrirtæki þess leggja áherslu á að allir starfsmenn þeirra njóti jafnréttis. Tern Systems telur þetta bestu leiðina til að tryggja jákvætt vinnuumhverfi og ánægju starfsmanna. Áætlun þessi er framfylgt samkvæmt lögum nr. 150/2020 um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna. Með hugtakinu kyn er hér átt við konur, karla og einstaklinga sem eru skráðir hlutlausir í Þjóðskrá Íslands nema annað sé tekið fram.

Tilgangur jafnréttisáætlunarinnar er að tryggja jöfn tækifæri milli starfsfólks á vinnustaðnum með það að markmiði að þekking og reynsla hvers og eins nýtist til fulls án þess að kynbundin mismunun eigi sér stað. Einnig skal tryggt að ofbeldi, einelti, kynferðisleg áreitni eða kynbundið áreitni sé ekki liðin á vinnustaðnum. Þessi jafnréttisáætlun skal tryggja að starfsmönnum sé ekki mismunað á nokkurn hátt vegna kyns, trúarbragða, skoðana, uppruna, kynhneigðar, húðlitar, aldurs, efnahagslegrar bakgrunns eða fötlunar.

Hlutverk og ábyrgð stjórnenda

Stjórnendur skulu skilgreina markmið og áætlanir félagsins til að tryggja jöfn tækifæri milli starfsfólks á vinnustaðnum. Mannauðsstjóri veitir stjórnendum og starfsmönnum ráðgjöf.

Stjórnendur fara á hverju ári yfir jafnréttisstefnu og markmið félagsins um jafnréttismál og fylgja eftir stöðu þeirra. Í framhaldi af stöðugri endurskoðun verða valin tiltekin umbótaverkefni og ráðist í framkvæmd þeirra ef við á. Umbótaverkefni eru framkvæmdar samkvæmt innra umbótaferli fyrirtækisins. Stjórnendur skulu sjá til þess að jafnréttisstefnunni sé fylgt við stofnun vinnuteyma til að hrinda þeim umbótaverkefnum í framkvæmd.

Endurskoðun og samþykkt

Samkvæmt dagskrá félagsins yfir reglulega rýnifundi skal framkvæmdarstjóri og stjórnendur endurskoða jafnréttisáætlun þessa á þriggja ára fresti.

Launajafnrétti

Við launaákvarðanir skal tekið fullt tillit til jafnréttis. Allir starfsmenn, óháð kyni, skulu njóta sömu kjara fyrir sömu eða jafnverðmæt störf. Við ákvörðun launa skal þess gætt að ekki sé misræmi milli kynja (skv. ÍST 85). Launajafnrétti þýðir að laun eru ákveðin á sama hátt fyrir öll kyn. Viðmiðin sem kjaraákvarðanir byggja á skulu ekki hafa í för með sér kynjamismun.

Stjórnendur hafa skuldbundið sig til að öðlast jafnlaunavottun í samræmi við lög nr. 150/2020 og ÍST 85 staðlinum.

Laus störf, starfsþjálfun, sí- og endurmenntun

Við auglýsingu á störfum skal gæta þess að umsóknir séu opnar öllum óháð kyni.

Ekki skal mismuna starfsfólki eftir kyni hvað varðar möguleika til sí- og endurmenntunar og starfsþjálfunar. Tryggja skal að allt starfsfólk óháð kyni geti sótt námskeið sem haldin eru sérstaklega til að auka hæfni í starfi eða til undirbúnings fyrir önnur störf.

Gæta skal jafnréttis hvað varðar ábyrgð og þátttöku starfsfólks í starfshópum og nefndum.

Samræming fjölskyldu- og atvinnulífs

Gera skal nauðsynlegar ráðstafanir til að gera starfsfólki kleift að samræma faglegar skyldur sínar og fjölskylduábyrgð, óháð kyni. Slíkar aðgerðir skulu miða að því að auka sveigjanleika í skipulagi vinnu og vinnutíma á þann hátt að tekið sé tillit til bæði fjölskylduaðstæðna starfsmanna og þarfa fyrirtækisins, þar með talið að starfsfólk eigi auðveldara með að koma til starfa eftir fæðingarorlof, foreldraorlof eða leyfi úr vinnu vegna óviðráðanlegra og brýnna fjölskylduaðstæðna.

Einelti, ofbeldi, kynbundin/kynferðisleg áreitni og ofbeldi

Það er stefna fyrirtækisins að starfsfólk vinni í anda samstarfs og sýni þannig samstarfsfólki sínu alltaf kurteisi og virðingu í samskiptum.

Mismunun gagnvart vinnufélögum eða viðskiptavinum á grundvelli kyns, trúarbragða, þjóðernis- og þjóðernisuppruna, kynhneigðar, efnahagslegrar stöðu, stéttarfélagsaðildar, stjórnmálabakgrunns, félagslegs bakgrunns, fötlunar, aldurs eða af öðrum ástæðum, verður undir engum kringumstæðum umborin, né meðvirkni starfsfólks gagnvart slíkum tilvikum.

Hótanir, áreitni, einelti og ofbeldi eru óásættanlegar og verða ekki liðnar. Þetta á við hvort sem er á eignum fyrirtækisins eða á meðan fyrirtækið stundar viðskipti á öðrum stað, þar með talið húsnæði viðskiptavinar, á fyrirtækja viðburðum, starfsmanna viðburðum, á og eftir vinnutíma skrifstofu.

Skilgreining fyrirtækisins er í samræmi við 2. gr. laga nr. 150/2020. Jafnframt nær áætlun þessi yfir einelti og ofbeldi sbr. lög nr. 46/1980.

Einelti: Síendurtekin hegðun sem almennt er til þess fallin að valda vanlíðan hjá þeim sem fyrir henni verður, svo sem gera lítið úr, móðga, særa eða ógna viðkomandi eða valda honum ótta. Skoðanaágreiningur eða ágreiningur vegna ólíkra hagsmuna fellur ekki hér undir.

Kynbundin áreitni: Hegðun sem tengist kyni þess sem fyrir henni verður, er í óþökk viðkomandi og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi og skapa aðstæður sem eru ógnandi, fjandsamlegar, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi fyrir viðkomandi.

Kynferðisleg áreitni: Hvers kyns kynferðisleg hegðun sem í óþökk þess sem fyrir henni verður og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi, einkum þegar hegðunin leiðir til ógnandi, fjandsamlegra, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi aðstæðna. Hegðunin getur verið orðbundin, táknræn og eða líkamleg.

Kynbundið ofbeldi: Ofbeldi á grundvelli kyns sem leiðir til eða gæti leitt til líkamlegs, kynferðislegs eða sálræns skaða eða þjáninga þess sem fyrir því verður, einnig hótun um slíkt, þvingun eða handahófskennda sviptingu frelsis, bæði í einkalífi og á opinberum vettvangi.

Ofbeldi: Hvers kyns hegðun sem leiðir til, eða gæti leitt til, líkamlegs eða sálræns skaða eða þjáninga þess sem fyrir henni verður, einnig hótun um slíkt, þvingun eða handahófskennda sviptingu frelsis.

Stjórnendum er skylt að bregðast við málum með viðeigandi hætti og leita aðstoðar hjá mannauðsstjóra og/eða öryggisverði og öryggisfulltrúa. Allar kvartanir af þessu tagi skulu rannsakaðar/skoðaðar og starfsmönnum veittur stuðningur eftir því sem kostur er. Þetta tekur ekki til mála sem varða mismunandi sjónarmið um hagsmunaárekstra sem geta komið upp á vinnustað milli stjórnenda og starfsmanna eða milli annarra starfsmanna á vinnustaðnum, enda leiði slíkur skoðanaágreiningur eða hagsmunaárekstur ekki til þeirrar háttsemi sem lýst er.

Yfirmaður sem kærður er vegna ætlaðs kynbundins ofbeldis, kynbundinnar áreitni eða kynferðislegrar áreitni, skal vera vanhæfur til að taka ákvarðanir um starfsskilyrði kæranda á meðan meðferð málsins stendur yfir og skal næsti stjórnandi taka slíkar ákvarðanir í samráði við mannauðsstjóra.

* Framkvæmdastjóri getur ákveðið að einstök störf séu ekki auglýst.

* Framkvæmdastjóri getur heimilað að í stað auglýsingar þá sé leitað í umsóknum sem liggja í ráðningarkerfi fyrirtækisins.

ENGLISH VERSION:

Purpose

Tern Systems and its subsidiaries place an emphasis on ensuring that all of its employees enjoy equal rights. Tern Systems considers this the best way of ensuring a positive work environment and employee satisfaction. This policy is implemented according to Act no 150/2020 on Equal Status and Equal Rights Irrespective of Gender. Here, the term gender refers to women, men and persons whose gender is registered as neutral in Registers Iceland unless otherwise stated.

The purpose of the Equal Opportunity Policy is to ensure equal opportunity for all employees in the workplace with the goal that everyone's knowledge and experience can be utilized. Furthermore, the policy on equal rights shall ensure that gender-based violence, bullying, or harassment (gender-based or sexual) is not tolerated in the workplace. This Equal Opportunity Policy shall ensure that employees are not discriminated against in any way based on gender, religion, beliefs, origins, sexual orientation, skin colour, age, economic background or disability.

Role and Responsibilities of Management

Management shall define company objectives and strategies regarding Equal Opportunity. The Director of Administrator provides advice to management and employees.

Each year management conducts a review of the Equal Opportunity Policy, and the company’s objectives on equal opportunities, and follows up on their status. As a result of the continuous review, specific areas of improvement will be identified, and improvement projects will be started if appropriate. Those are executed following the company’s internal improvement process. Management shall ensure that the Equal Opportunity Policy is followed when creating work teams to implement those improvement projects.

Review and approval

According to the company's agenda for regular management review meetings, the CEO and managers shall review this equal opportunity policy every three years.

Pay Equality

Full consideration of equality shall be taken when making salary decisions. All employees, regardless of gender, shall enjoy the same employment terms and working conditions for equally valued or comparable jobs. In determining salaries care shall be taken to ensure there are no discrepancies between genders (according to ÍST 85). Equal pay means that wages are determined in the same manner for all genders. The criteria on which wage decisions are based shall not entail gender discrimination.

Management has committed to obtaining the Equal Pay Certification, in accordance with law no. 150/2020 and the ÍST 85 standard.

Equal Access

In order to guarantee equal rights, the organization ensures that access to job opportunities, participation in internal groups and committees, and training and continuous education is provided irrespective of gender, age and origins.

Work-Life-Balance

Necessary measures shall be taken to enable employees to reconcile their professional obligations and family responsibilities, irrespective of gender. Such measures shall be aimed at increasing flexibility in the organisation of work and working hours in such a way as to take account of both employees’ family circumstances and the needs of the organization, including facilitating the return of employees to work following parental leave or leave from work due to pressing and unavoidable family circumstances.

Gender-Based Violence and Harassment

The organisation's policy is that every employee works in the spirit of collaboration and shows respect in communication.

We do not tolerate discrimination against co-workers or customers based on gender, religion, ethnic and national origin, sexual orientation, economic position, union membership, political background, social background, disability, age or on any other grounds.

Threats, harassment, bullying and assaults are unacceptable and will not be tolerated. This applies whether on company property or while conducting company business at any other location, including client’s premises, during company events, staff events, during and after office work hours.

The terminology used by the organization follows Article 2 of Act no 150/2020 on Equal Status and Equal Rights Irrespective of Gender. This policy also extends to bullying and harassment, see Act on Working Environment, Health and Safety in Workplaces, No. 46/1980.

Bullying: Repeated behaviours that are generally likely to cause distress to the person affected, such as belittling, insulting, hurting or threatening the person or causing them fear. Disagreements or differences of interest do not fall under this category.

Gender-based harassment: Behaviour linked to the affected person’s gender, having the purpose or effect of offending the dignity of the person involved and creating circumstances that are threatening, hostile, degrading, humiliating, or insulting for the person in question.

Sexual harassment: Any kind of sexual behaviour having the purpose or effect of offending the dignity of the person affected by it, especially when this behaviour creates circumstances that are threatening, hostile, degrading, humiliating, or insulting for the person in question. The behaviour can be verbal, symbolic, and/or physical.

Gender-based violence: Violence based on gender which results in, or could result in, physical, sexual, or psychological injury or suffering on the part of the affected person, including the threat of such, coercion, or arbitrary deprivation of freedom, both in private life and in a public venue.

Violence: Any behaviour that results in, or could lead to, physical or psychological harm or suffering to the person affected, including threats, coercion or arbitrary deprivation of liberty.

Managers are obligated to respond appropriately to issues and seek assistance with the Director of Administration and/or a Safety Officer and a Safety Representative. All complaints of this nature shall be investigated/examined and support to employees shall be provided to the extent possible. This does not cover cases relating to different viewpoints of conflict of interest that may occur in the workplace between managers and employees, or between other employees in the workplace.

If a superior is charged with alleged gender-based violence, alleged gender-based harassment or alleged sexual harassment, the superior in question shall be non-competent to make decisions regarding the working conditions of the plaintiff during the examination of the case, and the next superior shall take such decisions in collaboration with the Director of Administration.